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檔案管理制度細則篇一

第一條 畢業生檔案工作是畢業生就業工作的重要組成部分，為了進一步加強畢業生檔案管理，提高檔案管理水平，根據有關規定，結合學校實際，制定本辦法。

第二條 畢業生檔案實行學院集中統一管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統，以便有效地開發利用。

第三條 各單位對畢業生檔案管理工作要高度重視，嚴格程序，明確人員，落實責任。

第二章 畢業生檔案材料的整理歸檔

第四條 各系在做好檔案日常管理的基礎上，于每年6月下旬組織專人認真清理本系應屆畢業生檔案，嚴格按照材料清單整理歸檔，仔細核對檔案材料，避免錯漏現象發生。

第五條 歸檔范圍：入學檔案材料（高中、高考或專升本材料）；組織材料（黨、團組織材料）；就業報到證通知書、學習成績單、畢業生登記表、獎懲材料、體檢材料等。

第六條 缺、損檔案要及時向系領導匯報，查明原因，盡快處理，并報大學生就業指導中心備案。

第三章 畢業生檔案的交接和轉遞

第七條 各系應按照學校大學生就業指導中心的總體部署，將整理好的畢業生檔案封口后于7月初送交大學生就業指導中心，并附《檔案交接表》（一式兩份），有特殊情況的檔案應另附說明材料。

第八條 大學生就業指導中心檔案管理人員接收各學院畢業生檔案時，應對所送檔案認真核查，經確認無誤后，交接雙方在《檔案交接表》上簽字，并將《檔案交接表》存檔造冊備查。

第九條 大學生就業指導中心檔案管理人員對各系送交檔案及時進行分類整理，在規定時間內將畢業生檔案轉遞至畢業生派遣單位；特殊情況如畢業生就業單位人事部門專人索取、畢業生升學等，在查驗單位調檔信函及來人證件后，方可辦理檔案轉遞手續。

第十條 畢業生檔案轉遞情況，大學生就業指導中心檔案管理人員應填寫《畢業生檔案調出登記表》，要將存根和有收件人簽字的《畢業生檔案調出登記表》分類存檔，以備核查。

第四章 畢業生檔案的`管理

第十一條 暫時保存在學校的畢業生檔案由大學生就業指導中心指定專人負責管理，學校要設置專用的畢業生檔案室，配備專用的檔案柜。

第十二條 檔案室及檔案柜要整潔衛生，并具有防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。

第十三條 檔案室嚴禁吸煙，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。

第十四條 檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向處領導匯報，查明原因，及時處理。

第五章 畢業生檔案的利用

第十五條 畢業生檔案作為機要文件保存，原則上不對外查閱、不外借。

第十六條 如用人單位需調閱畢業生檔案，須持單位介紹信，經大學生就業指導中心負責人同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調閱。

第十七條 畢業生檔案集中轉遞結束后，大學生就業指導中心應將轉遞信息及時上網。每年8月15日以后，畢業生可登錄學校就業信息網或電話查詢檔案去向及轉遞時間等信息。年底前，畢業生務必到檔案接收單位查詢接收情況，如有問題及時與學校聯系。

第六章 附 則

第十八條 本辦法由大學生就業指導中心負責解釋。

第十九條 本辦法自印發之日起施行。

檔案管理制度細則篇二

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。 三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。 五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。 3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。 4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的`文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。 3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借。

檔案管理制度細則篇三

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的.上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案管理制度細則篇四

一、集中統一管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為已有。

二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設備。 三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。

四、認真做好檔案的`收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。

五、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批準后，由二人在指定的地點監銷，禁止擅自銷毀檔案。

六、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后，方可離開崗位。

七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。

檔案管理制度細則篇五

第一條總則為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制度本規定。

第二條行政助理負責檔案的歸檔監督和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按本制度規定分別立卷歸檔。

第三條堅持部門收集保管、定期、及時歸檔制度。各系統和部門負責人均應制定專人負責收集保管本系統或本部門的檔案資料并監督其及時歸檔。名單報總經理辦公室檔案室備案，如需變動應及時通知檔案管理人員。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第四條利用好計算機記錄和管理，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理現代化，提高檔案的管理水平和利用質量。利用已建立起來的房地產檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統計等。編制完善的檢索工具和提高系統的安全防范，做好防病毒工作，抓好用戶權限管理。對電子檔案要定期進行備份，防止數據損失。

第一節

第一條文書檔案立卷歸檔法文件資料的收集管理凡公司繕印的公文一律由總經理辦公室統一收集保管。

第二條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集整理后交總經理辦公室統一收集保管。

第三條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案人員辦理交接手續，檔案員簽字認可后會計部才可交予核報差旅費。

第四條各系統部門檔案員的職責：

（一）了解本部門的工作業務，掌握本部門的文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每月的10日前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向總經理辦公室檔案員辦好交接簽收手續。

（三）承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續。

第二節歸檔范圍

第五條重要會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、人事檔案、工程圖紙、技術資料、固定資產清單。

第六條上級機關來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

第七條第八條公司對外的正式發文與有關單位來往文書。公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。

第九條公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十條來人來訪及信訪工作資料。

第十一條公司于有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。

第十二條公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。

第十三條公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

第十四條公司的歷史沿革、大事記及反應公司重要活動簡報、照片、錄音、錄像等。

第十五條公司保密制度中規定的保密范圍材料。

第三節

第十六條平時歸卷各個部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案管理員集中統一保管。

第十七條各個部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”“案卷類目”的.。條款必須簡明確切，并標上條款號。

第十八條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送本部門檔案員歸檔。

第十九條總經理辦公室檔案員應及時將歸檔的文件資料，按照“案卷類目”，存放平時保存。文件卷內“對號入座”，并在文件處理登記薄上。

第四節

第二十條立卷工作由相關部門檔案員配合，總經理辦公室檔案員負責組卷、編目。

第二十一條案卷質量總的要求是：遵循文件形成的規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十二條齊全完整。

第二十三條在歸檔文件資料中，應將每份文件的正件與附件、歸檔的文件種數、份數以及每份文件的頁數均應草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文件單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文件有關密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十四條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨難度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷，按照有關規定執行。

第二十五條卷內文件應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依順序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其他文件資料以其形成規律與特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第二十六條永久、長期或短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第一節

第一條檔案查閱、借閱及批準權限本公司內部人員借閱檔案。本公司內部人員借閱檔案。經部門領導批準后，可直接到檔案室借閱，檔案保管人員應及時提供。第二條內部各公司、各部門因工作需要查閱檔案時，必須經本公司或部門領導批準證明，負責人批準，方能查閱。

第二節第一條外單位人員因公需要查閱檔案。外單位人員應持有單位介紹信、查閱人身份證件，經負責人批準，報經理批準，方能由檔案管理人員接待查閱。同時，檔案管理人員應詳細登記查閱人的工作單位、查閱時間、檔案名稱及查閱理由。

第二條檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外復制或借出本公司的檔案，必須辦理借出手續，經負責人批準，同時在《檔案借閱登記簿》上進行登記，注明借閱用途、歸還時間。

第二條逾期未歸還檔案者按違紀處理。借閱者要愛護檔案，不準在檔案上涂改、圈劃、折疊等。

第三條檔案利用者必須嚴守黨和國家的機密，借閱檔案不準轉借，不得丟失，不得將檔案內容向無關人員泄露。借閱和歸還檔案時，雙方要當面點清。如發現損壞、遺失等情況，除積極追查補救外，應及時向領導報告，并視情節輕重進行處罰。

注：由立卷人填寫卷內文件數及文件頁數等情況，案卷立好后發生或發現的問題由有關檔案管理人員填寫并簽名標注時間。

立卷人：由組成本卷的負責者簽名。

檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名。歸檔時交送《卷內備考表》紙質版一份，同時交送電子版。