在日常的學習、工作、生活中，肯定對各類范文都很熟悉吧。范文書寫有哪些要求呢？我們怎樣才能寫好一篇范文呢？下面是小編為大家收集的優秀范文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

回復收到郵件的格式篇一

謝謝你

對不起

別客氣

沒什么請問

請原諒

請留步

請用餐

請指教

請關照

早上好

下午好

晚上好

很高興認識您

勞駕了、讓您費心了、實在過意不去、拜托了、麻煩您、感謝您的幫助很抱歉、請稍等、請多包涵

常用的禮貌用語包括：請、對不起、謝謝、你好等。

“請”。在生活和工作中，任何需要麻煩他人的時候，“請”字都必須掛在嘴邊。

“謝謝”。凡是別人為你服務、做事和幫忙，無論給與你的幫助是多么的微不足道，都要說聲“謝謝”。

“對不起”。無論何時何地打擾了別人，都必須說聲“對不起”。“你好”。同事之間、同學之間、鄰里之間、家庭成員之間見面

都應該相互問候，若采取“上午好”、“下午好”、“晚上好”等時令性

問候將更好。

提倡向同車人、同路人等微笑致意。

常用十四字禮貌用語

您、您好、請、謝謝、對不起、沒關系、再見。

使用應答語？

當客人表示贊美和夸獎時，作為員工應酌情禮貌回答“謝謝”、“您過獎了”、“我很高興您喜歡我們飯店”、“謝謝，很樂意為您服務”等。

常用征詢語？

1、我能為您做點什么？

2、對不起，您可以說慢一點嗎？

3、如果您不介意，我可以………？

4、您喜歡……嗎？

5、您喜歡……還是……？

6、我可以……嗎？

7、您愿意……還是……？

8、對不起，打擾您一下，請問……？

9、您看，這樣……可以嗎？

10、請問您還需要點什么嗎？

向客人表示歉意時？

1、在自己工作中不慎出錯、失言或考慮不周時，應誠懇致歉，不應欺瞞躲閃。

2、道歉應適度，讓對方明白你內疚的心情和愿意把工作繼續做好的愿望即可，不應沒完沒了地嘮叨，反而招致對方反感。

3、道歉不可過份自謙，低三下四，只須表示“對不起”，態度誠懇即可，否則會令人感到虛偽，有損自己形象與人格。

4、道歉應有事實依據。認錯不宜夸張，適實適事，尤其是當客人也有責任時不應大包大攬錯誤，否則會給飯店帶來不必要的損失。

使用告別語？

告別語是與人分別時所用的禮貌語言，以進一步加深留給對方的印象與友情，故語言中帶有較多的挽留、惜別、祝愿等用語。

1、當客人暫離開您服務的地方，可以說“再見”、“慢走”、“呆會兒見”、“明天見”、“歡迎隨時光顧”等。

2、當客人辦完手續離店時，可以說：“希望您常來”、“祝您旅途愉快”、“一路平安”、“歡迎下次再來！”等。

3、當你離開客人房間或服務處所，可以說：“晚安，小姐（先生）”、“請好好休息，再見”，“我得去……了，謝謝您，再見”等。

進行服務禮儀培訓——在服務要用最佳的儀態來為客人服務

要求在與賓客交談時應保持良好的身體姿態，包括川姿、坐姿和走姿，態度謙和，精神集中，兩眼盡量注禮對方；表情輕松，多露微笑；如與客人在行走時交談，應注意處處禮讓客人先行。其基本要求是：莊重、大方、謙恭、友好。

一、基本禮貌用語1、稱呼語先生先生某某先生夫人、女士太太某某夫人、太太某某小姐

2、歡迎語晚上好，觀迎光臨

3、問候語您好下午好晚上好好久不見了，您好嗎？

4、祝賀語恭喜祝您節日愉快祝您圣誕快樂！祝您新年快樂！生日快樂！

5、告別語再見晚安明天見歡迎下次光臨

6、道歉語請原諒對不起請不要介意完全是我們的錯，對不起

7、感謝語（致謝語）謝謝非常感謝

8、應答語我明白了是的好的沒關系不必客氣

9、征求語還有別的事情嗎？我有什么可以幫助您嗎？您喜歡……嗎？您需要……嗎？

二、基本禮貌用語十字您好、請、謝謝、對不起、再見

三、常用禮貌用詞請、您好、您早、謝謝、對不起、請原諒、沒關系、不要緊、別客氣、再見。

四、夜場工作中服務禮貌用語：

1、各位，晚上好，歡迎光臨！

2、我是本房服務生，很榮興為您服務！

3、請問我現在可以為您下單了嗎？

4、請問您需要些×××物品和飲品、小食

5、好的，謝謝，請稍等，我馬上為您送到！

6、不好意思，打擾一下，讓您久等了，這是您點的××飲品

7、請慢用，有事盡管吩咐，祝您玩的開心

8、對不起，打擾一下，為您清理臺面

9、對不起，先生、小姐請檢查一下是否遺留貴重物品

10、打擾一下，請問有何吩咐？買單，好的，請稍等，我馬上為您結算帳目

11、各位請慢走，多謝光臨，歡迎下次光臨五、夜場經典十句禮貌用語1、晚上好，歡迎光臨！

12，請問先生小姐？

13、請稍等

14、對不起，打擾一下，

15、不好意思，讓您久等了！

16、請慢用

17、請問還有什么需要？

18、有什么需要請盡管吩咐

19、祝您玩得開心

20、多謝光臨，請慢走，歡迎下次光臨

回復收到郵件的格式篇二

（1）稱呼：寫一封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說。

（2）問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段。

（3）正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應另起一行，空兩格落落筆。

（4）祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“祝”等。它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“祝”相配套的“敬禮”、“健康”一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫。

（5）署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般還要加上稱謂。

（6）日期：發信的日期可也可以另起一行，寫在具名的下邊。

回復收到郵件的格式篇三

在寫信時別忘了對收件人表示感謝，這是一種禮貌，也是一種行為習慣。愿意和你交流本身就是一件值得感恩的事情，并且感謝他人為你做過或者即將為你做的事情會讓你受益良多。任何人都喜歡被表揚。下面，洛基老師通過在線英語培訓課程中截取了某一段內容作為今天要分享的知識，寫信時首位段都別忘了表示感謝。

感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。t.

如果有人寫信來詢問公司的服務，就可以使用這句句子開頭。向他們對公司的興趣表示感謝。t.

當一個客戶或是同事很快就回復了你的郵件，一定記得要感謝他們。如果回復并不及時，只要將“prompt”除去即可，你還可以說，“t.”

如果你詢問某人一些信息，他們花了點時間才發送給你，那就用這句句子表示你仍然對他們的付出表示感激。t.

如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們!如果你想對他們表示特別的感激，就用這個句子，“itrulyappreciate….”t.

就算某個客戶或是經理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現出你對他們的認真態度表示尊重及感激。同時，你也可以使用，“t.”

在郵件開頭表示感謝一般是表示對對方過去付出的感謝，而在郵件結尾處表示感謝是對將來的幫助表示感謝。事先表示感謝，能讓對方在行動時更主動更樂意。t.

如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。t.

與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。t.

如果你寫到任何會對讀者產生負面影響的內容那就使用這句句子吧。t.

如果您是在尋求機會或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結尾。tedone.

這句句子可以用在結尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助，你可以著重再次感謝你們的付出。

回復收到郵件的格式篇四

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短

短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的。

2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因

為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。

也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6．可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但

應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7．回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要rere一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出

前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

【關于稱呼與問候】

1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的

，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的

“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名

也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dearxxx”，顯得很熟絡。

【關于格式，稱呼是第一行頂格寫】

2．email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼

換行空兩格寫。

結尾常見的寫個bestregards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊

長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“

此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對

方也能平靜的看待

【正文】

正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須

通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要

功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰

還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明

email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，

然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的

語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2.注意email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰

當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別

人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段

落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么

“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文email，最好把拼寫檢查功能打

開;如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提

示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合

圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

businessemail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調

出一定的輕松氣氛的場合，比如現在－:)

【附件】

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2mb），應分割成幾個小文件分別發送，

【語言的選擇和漢字編碼】

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍

人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流

，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對

方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收

件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用verdana或arial字型，字號用五號或10號字

即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又

傷眼睛。

【結尾簽名】

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從

發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳

真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面

，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號

。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽

名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般

應選擇比正文字體小一些。

【回復技巧】

1.及時回復email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的

尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定

時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在

處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，

哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單

的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資

3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等

字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時

應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越re越高，這將導致

郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出

有用信息。

5．要區分reply和replyall（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓

對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不

要當著所有人的面，不停的re來re去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向

上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

回復收到郵件的格式篇五

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郵件是指經傳遞方式處理的文件。郵件進行傳遞的過程稱為“郵遞”,而從事郵遞服務的 機構或系統,則稱為郵政。郵件有國內郵件和國際郵件兩類。今天為大家精心準備了,希望 對大家有所幫助! 郵件結尾 郵件結尾禮貌用語 1 每封郵件在結尾都......

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郵件結尾禮貌用語|回復郵件禮貌用語 【關于主題】 主題要提綱挈領,添加郵件主題是...

回復收到郵件的格式篇六

正文要簡明扼要，行文通順若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明

信寫好以后，加上結尾語，俗稱“關門”。有如xxx敬頌鈞安”、“即問近好”、“敬祝健康”、“此致敬禮”，以及較古樸形式的春安、冬安、日棋，刻祉......在社交上用“專頌臺安”。另有匆促草率語“匆匆不一”、“草草不盡”、“不盡欲言”、“恕不多寫”等。用于祝福問安的有“順頌大安”、“專此祝好”、“即問近祺”、“此請召綏”等。請教用語有“乞復候教”、“佇候明教”、“盼即賜復”、“尚希裁答”、“敬祈示知”等。在《魯迅雜文書信選》中，就可找到三十種不同的套語，如：即頌、大安;順頌、健康;此復，即請偏安;專此布達、并問好;專此奉答，并請著安;專此布復，即請久安;此布即頌，曼福不盡;專此布復，順頌時綏;此上，即頌、時綏;專此布達，即請旅安;此布、即請冬安;專此布達、即請冬安;專此布復，即請春安;專此布復，并頌春綏;勿復并頌、儷祉;此復，即頌時綏;專此布達，并請春安;專此布復，并頌時綏;專此布達，并請日安;專此布達，即請日安;專此布復，即請日安;專此布復，并請暑安;專此布復，即頌時綏;專此布達，并頌時綏。意思盡管相同，但其在文字上卻根據書信內容，運用自如，無一雷同。

按不同用意，分述下列各類：

思慕用語：多日未晤，系念殊殷。久仰大名，時深景慕。別后想念之情，無時或已。上述種種是用于親戚朋友之間或對未曾見過面的受信人的用語。.

問候語：要注意親切感人，忌浮泛虛華。如久未箋候，想近狀佳吉。近況如何?至以為念!病體諒已康復?敬致深切慰問之忱。

祝福語：諸事順遂，貴體康泰。

欣慰語：高興得很，欣慰無已。不勝欣慰，無任歡忻。抱歉語：抱歉之至。歉疚殊深。至感不安、慚愧得很。

請求語：倘蒙照拂，銘感無已。如承俯允，無任感荷。尚乞原諒，至希查照。至祈召收，即請哂納。請給予批評和指教。務請沒法。

訪謁語：某日某時當前來聆教。日昨走訪，適逢公出，未晤為悵。邀約語：茲有要事面談，務請撥冗來舍一敘為荷!星期日有閑，尚祈至敝處一談。定于某日某時在某地召開××會議，務祈準時出席為荷!饋贈語：謹具聘儀，略申微忱。附上薄儀，聊表微意。薄具菲儀，用伸賀忱。附奉某物，藉壯行色。

盼禱語：無任盼禱。是所至盼。不勝企望。

接信語：刻接手教，敬悉一切。接奉大禮，敬悉種切。

交涉語：請即答復，勿再延宕。希速歸還，幸勿再誤。

郵件的開頭

感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。t.

如果有人寫信來詢問公司的服務，就可以使用這句句子開頭。向他們對公司的興趣表示感謝。t.

當一個客戶或是同事很快就回復了你的郵件，一定記得要感謝他們。如果回復并不及時，只要將“prompt”除去即可，你還可以說，“t.”

如果你詢問某人一些信息，他們花了點時間才發送給你，那就用這句句子表示你仍然對他們的付出表示感激。t.

如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們!如果你想對他們表示特別的感激，就用這個句子，“itrulyappreciate….”t.

就算某個客戶或是經理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現出你對他們的認真態度表示尊重及感激。同時，你也可以使用，“t.”

在郵件的結尾

在郵件開頭表示感謝一般是表示對對方過去付出的感謝，而在郵件結尾處表示感謝是對將來的幫助表示感謝。事先表示感謝，能讓對方在行動時更主動更樂意。t.

如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。t.

與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。t.

如果你寫到任何會對讀者產生負面影響的內容那就使用這句句子吧。t.

如果您是在尋求機會或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結尾。tedone.

這句句子可以用在結尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助，你可以著重再次感謝你們的付出。

回復收到郵件的格式篇七

【關于主題】

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短

短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3.. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因

為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。

也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但

應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要re re一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出

前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

【關于稱呼與問候】

1. 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的

，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的

“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名

也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dear xxx”，顯得很熟絡。

【關于格式，稱呼是第一行頂格寫】

2. email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼

換行空兩格寫。

結尾常見的寫個best regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊

長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“

此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對

方也能平靜的看待

【正文】

1. email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須

通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要

功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰

還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明

email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，

然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的

語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2. 注意email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰

當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別

人意見的評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓!

3. email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段

落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么

“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文email，最好把拼寫檢查功能打

開; 如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6. 合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提

示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合

圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

business email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調

出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-:)

【 附件】

1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6. 如果附件過大(不宜超過2mb)，應分割成幾個小文件分別發送，

【語言的選擇和漢字編碼】

1. 只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍

人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流

，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對

方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收

件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4. 選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用verdana 或 arial 字型，字號用五號或10號字

即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又

傷眼睛。

【結尾簽名】

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從

發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1. 簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳

真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面

，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號

。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2. 不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽

名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般

應選擇比正文字體小一些。

【回復技巧】

1. 及時回復email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的

尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定

時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在

處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，

哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2. 進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單

的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資

3. 回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等

字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時

應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越re越高，這將導致

郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出

有用信息。

5.要區分reply和reply all(區分單獨回復和回復全體)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道;不要讓

對方幫你完成這件事情 。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不

要當著所有人的面，不停的re來re去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向

上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

回復收到郵件的格式篇八

用于祖父母及父母：恭叩金安、敬請福安肅請金安。

用于親友長輩：恭請福綏、敬請履安敬叩崇安只請提安、敬請頤安、虔清康安。

用于老師：敬請塵安、恭請道發、肅請海安、虔請講安。

用于親友平輩：敬候佳祉并候近安、順頌起居、順侯大安、敬頌臺安順頌時綏。

用于親友晚輩：即詢近佳、即問近好、附頌清安。

用于有祖父及父母而在一處者：敬請侍安、敬頌侍福、并候侍祺。

用于夫婦同居者：敬請儷安、順頌雙安、敬頌儷祉(祺)。

用于政界：敬請勛安、恭請鈞安、只請政安。

用于軍界：敬請戎安、恭請麾安、肅請捷安。

用于學界：只頌撰祺、只請著安、順請、文安、并請學安、即頌文綏、即候文祺。

用于商界：即請財安、敬候籌安、順頌籌祺。

用于旅客：敬請旅安、藉頌旅祺、順詢旅祉。

用于家居者：敬請潭安、并頒潭福、順頌潭祺。

用于賀婚：恭請燕喜、恭賀大喜、恭請喜安。

用于賀年：恭賀年禧、恭賀新禧、即頌歲禧。

用于吊唁：此候孝履、順問苫次、專候素履。

用于問病：敬請愈安、即請衛安、敬祝早痊。

用于時令問候：敬請春安、順頌春祉、敬請夏安、并頌暑祺敬請秋安、并候秋綏、敬請冬安、此請裘安、敬請爐安。

用于當日問候：即頌晨安、即請早安、此請午安、即頌晚安、即請刻安、順候日祉、即候時祉。

回復收到郵件的格式篇九

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短

短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因

為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。

也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但

應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要rere一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出

前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

回復收到郵件的格式篇十

【關于稱呼與問候】

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dearxxx”，顯得很熟絡。

【關于格式，稱呼是第一行頂格寫】

開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個bestregards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

回復收到郵件的格式篇十一

英文郵件禮貌用語 who is that? 你是誰? wait a minute...

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