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一、人事檔案保管制度

□ 目 的

第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔

案材料的前提和保證。

□ 人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材

料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料

進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體

位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀

等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤

等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

——突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

——對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等

原因

引起的，轉遞的大致程序如下：

①取出應轉走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

④按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位

在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下：

①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□ 目 的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，

應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按

照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

□ 人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，

以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟

失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案;

公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時

催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的

重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在

報告

中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責

人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分

，手續齊全，則給予批準。

(2)外借手續。

首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。

再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。

然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人

員簽字。

最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時

，需履行以下

手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章

;其次，人事

檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部

門有關領

導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

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