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員工檔案管理辦法規(guī)定 員工檔案制度篇一

第一條 檔案工作任務(wù)

1保管員工檔案；

2收集、鑒別和整理員工檔案材料；

3辦理員工檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞；

4通過(guò)檔案熟悉員工，為人事工作提供情況；

5逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第二條 檔案材料內(nèi)容：

1履歷表；

2自傳；

3鑒定；

4考核材料；

5政治歷史問(wèn)題的審查及甄別、復(fù)查材料；

6參加黨、團(tuán)材料；

7獎(jiǎng)勵(lì)及先進(jìn)事跡材料；

8處分、取消處分材料；

9招聘、轉(zhuǎn)正定級(jí)、吸收錄用審批表、任免報(bào)告表、考評(píng)技術(shù)資格、學(xué)位審批表、出國(guó)人員審批表、調(diào)整工資審批表、離休退休、辭職審批表等；

10其他可供組織上參考的材料，如員工個(gè)人寫(xiě)的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。形成以上檔案材料的部門(mén)和職能人員應(yīng)及時(shí)將完備的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。

第三條 檔案的管理

員工檔案按照管理(任免)權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理。

1正、副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)檔案，報(bào)送總公司人事部。

2物業(yè)管理有限公司部門(mén)經(jīng)理以下員工檔案，由各單位人事部門(mén)自行管理。3根據(jù)人事回避原則，檔案管理人員的檔案由人事部領(lǐng)導(dǎo)直接保管。4出國(guó)(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。

5員工辭職、自動(dòng)離職、開(kāi)除公職、降名及解除勞動(dòng)合同后，檔案管理人員于15日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)至戶口所在地的街道辦事處保管。把物業(yè)管理站點(diǎn)加入收藏夾

第四條 檔案材料的收集和歸檔

1人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定，通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集入檔材料。有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合，檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。

2凡歸檔材料，均應(yīng)認(rèn)真鑒別，材料應(yīng)詳實(shí)、完整，用鋼筆或毛筆謄寫(xiě)(不得用圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě))，并經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后生效，否則不得歸檔。

3員工檔案必須分類(lèi)明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

第五條 檔案的保管

1員工檔案由人事部門(mén)設(shè)專(zhuān)人保管，檔案管理人員必須是中共正式黨員。：考試大

2員工檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜。檔案室必須堅(jiān)固適用，有防盜、防火、防潮等安全措施。3對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào)，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少，及時(shí)查找。4檔案移交要填寫(xiě)移交清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

5嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料，對(duì)造成泄密或其他后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。

6逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第六條 檔案的查閱和借用考試大論壇

1外單位前來(lái)查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門(mén)的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信，并經(jīng)人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2大廈部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和黨組織、紀(jì)檢人員查閱員工檔案應(yīng)經(jīng)人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。

4員工檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)亦可借閱，但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按期歸還。

5私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。

6查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。本文來(lái)源:考試大網(wǎng)

第七條 檔案的接收與轉(zhuǎn)遞來(lái)源：考試大

1員工試用期滿轉(zhuǎn)正后，應(yīng)及時(shí)到人事檔案室辦理檔案調(diào)入手續(xù)，檔案管理人員接收檔案后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并將檔案回執(zhí)及時(shí)退回原單位。

2員工調(diào)出或辭職后，檔案管理人員要及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

3員工檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)密封，一般應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，也可由組織指派專(zhuān)人傳送，但不得由員工本人自帶。：考試大的美女編輯們

4有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)及時(shí)將員工獎(jiǎng)勵(lì)材料、入黨團(tuán)的材料轉(zhuǎn)交檔案室存檔。

第八條 檔案工作人員守則

1認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定，不斷提高工作水平。

2熱愛(ài)本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，努力為人事工作服務(wù)。

3保護(hù)檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)品。：考試大

4嚴(yán)格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。5堅(jiān)持原則，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

員工檔案管理辦法

2007-12-10 13:57

1目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長(zhǎng)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。

2范圍

公司針對(duì)所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而建立起來(lái)的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。

4權(quán)責(zé)

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專(zhuān)員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級(jí)部部長(zhǎng)（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。

5工作內(nèi)容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。

5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。

5.2 人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過(guò)，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2 人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類(lèi)目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

5.2.1.3 對(duì)營(yíng)銷(xiāo)人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件；對(duì)外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱(chēng)證原件；對(duì)營(yíng)銷(xiāo)人員及非總部財(cái)

務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專(zhuān)員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫(xiě)員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類(lèi)目錄順序排列，各類(lèi)資料以形成時(shí)間為序，分類(lèi)裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類(lèi)存放、嚴(yán)格保管。

5.2.2人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類(lèi)外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類(lèi)外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類(lèi)。

5.2.2.4人力資源部人事管理專(zhuān)員在對(duì)收集上來(lái)的各項(xiàng)人事資料審核無(wú)誤后，應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理

5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎(jiǎng)懲；

d.員工調(diào)動(dòng)。

5.3.2查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù)

5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長(zhǎng)簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長(zhǎng)至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。

d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對(duì)，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長(zhǎng)核準(zhǔn)方可進(jìn)行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對(duì)當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

5.4離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專(zhuān)員需將離職人員離職資料歸檔，按分類(lèi)目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)所屬一級(jí)部部長(zhǎng)或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長(zhǎng)為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門(mén)、借用證件名稱(chēng)、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開(kāi)公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門(mén)出具的書(shū)面報(bào)告中標(biāo)稱(chēng)的離開(kāi)公司時(shí)間為依據(jù)開(kāi)始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份，對(duì)上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。

6.相關(guān)表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類(lèi)目錄》

6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

員工檔案管理辦法規(guī)定 員工檔案制度篇二

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實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司 員工檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 目的

加強(qiáng)員工檔案信息統(tǒng)一管理，制定規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理要求，為集團(tuán)提供準(zhǔn)確的、及時(shí)、完整的員工檔案信息。

第二條 定義

員工檔案管理是對(duì)所有員工有效信息資料的建立、分類(lèi)、更新、維護(hù)、處理、調(diào)用、統(tǒng)計(jì)分析過(guò)程。

第三條 適用范圍 適用于集團(tuán)總部。

所屬各公司可參照此制度執(zhí)行，員工檔案管理工作由相應(yīng)的人力資源部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

第四條 基本原則

（一）保密性原則。員工檔案信息管理部門(mén)對(duì)所管理的員工檔案信息必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

（二）真實(shí)性原則。員工檔案信息的采集必須由本人或所在部門(mén)提供，提供的檔案信息應(yīng)該與本人所持相關(guān)證件保持一致，員工檔案信息管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)員工檔案信息更行更新，以確保檔案的真實(shí)、可靠性。

（三）可控性原則。所有員工檔案的建立、整理、流轉(zhuǎn)、借閱、銷(xiāo)毀等必須嚴(yán)格按規(guī)定的流程進(jìn)行，確保員工檔案信息處于可控狀態(tài)。

第二章 員工檔案分類(lèi)

第五條 員工檔案分類(lèi)

（一）電子檔案

員工電子檔案信息指記錄用于集團(tuán)人員統(tǒng)一管理的，但無(wú)法

用文本記錄的或不適合文本記錄的各類(lèi)員工信息。包括：?jiǎn)T工指紋信息、員工工號(hào)牌、員工工資銀行卡號(hào)、各類(lèi)員工信息報(bào)表等。

（二）紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是指用于集團(tuán)人員統(tǒng)一管理而建立收集的有關(guān)員工入職及之后的基本情況、證明資料、考核異動(dòng)、審核審查等文本資料。主要由以下組成：

1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、履歷記錄、自傳資料信息；

2.崗位描述與人員編制信息； 3.員工招聘信息；

4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)聘任信息； 5.員工績(jī)效管理信息； 6.考勤管理信息；

7.薪資福利調(diào)整信息； 8.合同管理信息； 9.培訓(xùn)管理信息；

10.員工職業(yè)發(fā)展信息； 11.員工異動(dòng)信息； 12.社會(huì)保險(xiǎn)信息；

13.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類(lèi)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的信息；

14.其它相關(guān)信息。

第三章 職責(zé)權(quán)限

第六條 責(zé)權(quán)劃分

（一）分級(jí)管理

1.集團(tuán)總部、所屬各公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人（含副職）以上人員檔案，由集團(tuán)人力資源中心管理。

2.所屬各公司職能部門(mén)負(fù)責(zé)人以下人員檔案遵循本辦法要求，由本級(jí)人力資源部門(mén)自行管理。

3.集團(tuán)總部各中心/部門(mén)人員檔案由集團(tuán)人力資源中心管理。

（二）員工檔案建立責(zé)任分工

集團(tuán)總部員工檔案的建立、管理工作由集團(tuán)人力資源中心專(zhuān)人負(fù)責(zé)，所屬各公司由其本單位人力資源部門(mén)在集團(tuán)人力資源中心指導(dǎo)下完成對(duì)本單位中層及以下員工的檔案建立工作。

（三）員工檔案更新責(zé)任分工

集團(tuán)各中心、所屬各公司指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)本單位員工檔案的收集、更新并將更新后的電子檔案（附件

1、附件2）、紙質(zhì)檔案按規(guī)定時(shí)間移交集團(tuán)人力資源中心。

第七條 調(diào)閱權(quán)限劃分

（一）副總裁以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)可以調(diào)閱所有員工檔案。

（二）人力資源中心主任可以調(diào)閱所有員工檔案，其中調(diào)閱副總裁以上級(jí)別員工檔案需在調(diào)閱記錄（附表3）上備案。

（三）人力資源中心人事專(zhuān)員在取得授權(quán)后可調(diào)閱所有員工檔案并在調(diào)閱記錄備案。

（四）各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)審批有權(quán)調(diào)閱本部門(mén)或本系統(tǒng)員工檔案。需調(diào)閱其他部門(mén)或系統(tǒng)員工檔案須取得授權(quán)。

（五）普通員工無(wú)權(quán)調(diào)閱自己或其他員工任何檔案信息。

第四章 員工檔案的收集

第八條 檔案收集

（一）員工檔案收集的內(nèi)容（具體見(jiàn)第二章第五條）：

（二）檔案收集方式 1.統(tǒng)一收集

由人力資源中心人事專(zhuān)員負(fù)責(zé)員工檔案信息的采集和收集。2.部門(mén)收集

形成檔案的相關(guān)部門(mén)應(yīng)按集團(tuán)人力資源中心規(guī)定的填寫(xiě)要求和日期將本部門(mén)新入職（或更新）員工檔案提報(bào)集團(tuán)人力資源中心。

3.個(gè)人送交

個(gè)人檔案信息發(fā)生變化，當(dāng)事人應(yīng)及時(shí)將本人檔案信息提交人力資源中心人事專(zhuān)員（例：獎(jiǎng)、懲記錄、聘任信息、資格認(rèn)證等）。

（三）檔案收集的要求

1.員工檔案的收集要求完整齊全、真實(shí)、文字清楚。

2.員工檔案材料，凡規(guī)定由單位蓋章的，必須有單位蓋章；規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料（如處分決定、考評(píng)反饋等），應(yīng)有本人簽字。特殊情況下，本人見(jiàn)面后未簽字的，需要注明。

3.員工檔案的格式必須按人力資源中心要求嚴(yán)格填寫(xiě)。

4.員工檔案必須分類(lèi)明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。凡歸檔的紙質(zhì)資料應(yīng)統(tǒng)一使用a4規(guī)格辦公用紙，用鋼筆或碳素筆謄寫(xiě)，不得使用鉛筆、紅色墨水及復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。

（四）檔案收集工作流程

1.集團(tuán)總部新入職員工檔案收集流程（1）提供：新入職員工

要求：新入職員工按人力資源中心入職通知要求于入職當(dāng)日到人力資源中心提供本人檔案信息（含必須提供的電子檔案信息），并在提供的檔案信息上簽字予以確認(rèn)。新入職員工如因客觀原因不能出具相關(guān)檔案信息的在入職一周內(nèi)補(bǔ)齊。

（2）審核：人力資源中心人事專(zhuān)員對(duì)員工提供檔案的真實(shí)情況進(jìn)行審查落實(shí)。

（3）整理：人力資源中心人事專(zhuān)員按員工職級(jí)及系列等進(jìn)行相關(guān)檔案整理及分類(lèi)。

2.員工檔案（更新）的收集流程（1）提供：

集團(tuán)總部：各中心、部室指定對(duì)接人。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門(mén)（行政辦公室）對(duì)接人。

要求：各部門(mén)按人力資源中心要求收集本部門(mén)員工檔案信息，并按規(guī)定日期提交人力資源中心人事專(zhuān)員；在人力資源中心形成員工檔案基礎(chǔ)信息后，各部門(mén)需按月度將本單位員工異動(dòng)相關(guān)信息按時(shí)提交，以保證員工檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（2）審核：

集團(tuán)總部：各中心部門(mén)負(fù)責(zé)人（或指定的對(duì)接人）、集團(tuán)人力資源中心人事專(zhuān)員對(duì)員工檔案更新信息進(jìn)行審核。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)人（行政辦公室負(fù)責(zé)人）、集團(tuán)人力資源中心人事專(zhuān)員對(duì)員工檔案更新信息進(jìn)行審核。

（3）整理：人力資源中心人事專(zhuān)員對(duì)更新的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，分在歸檔保存。

第五章 檔案歸類(lèi)整理

第九條 檔案的歸檔

（一）人力資源中心人事專(zhuān)員對(duì)新歸檔人員資料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，保證資料的真實(shí)、清楚、齊備，特別是對(duì)任免、職稱(chēng)、薪資、黨團(tuán)等資料，發(fā)現(xiàn)與介紹情況不符的要及時(shí)與有關(guān)單位聯(lián)系糾正，核實(shí)無(wú)誤后歸檔；

（二）檔案材料收集、歸檔后，人事專(zhuān)員應(yīng)在檔案盒（袋）上詳細(xì)填寫(xiě)檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類(lèi)目錄順序排列。

（三）人事專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)將檔案信息歸檔記錄并錄入微機(jī)，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案信息一致。

（四）人事專(zhuān)員每周統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單（附表4），退檔員工檔案應(yīng)單獨(dú)存放，月底進(jìn)行月度匯總報(bào)人力資源中心主任。

第十條 檔案保存

（一）條件

員工檔案存放應(yīng)做到防潮、防曬、防蟲(chóng)、防盜，保證員工檔案安全。

（二）要求

1.員工檔案的保管應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，非專(zhuān)管人員不得擅自查閱員工檔案。

2.嚴(yán)禁任何人私自保存?zhèn)€人或他人檔案或檔案資料，不得利用檔案資料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)予嚴(yán)肅處理。對(duì)違反法律者，依法處理。

（三）保存期限

1.已辦理離職手續(xù)的員工，其員工檔案要另行存放，保存期限為一年，以辦理離職手續(xù)的日期為準(zhǔn)。

2.未辦理離職手續(xù)（含死亡）但實(shí)際已離開(kāi)集團(tuán)的員工，其檔案保存期為二年，以當(dāng)事人所在部門(mén)出具的離開(kāi)部門(mén)的時(shí)間為準(zhǔn)。

第十一條 檔案資料的銷(xiāo)毀

（一）銷(xiāo)毀條件

當(dāng)發(fā)生員工離職、死亡情況時(shí)，集團(tuán)人事檔案管理部門(mén)可對(duì)員工檔案按保存期限進(jìn)行銷(xiāo)毀。

（二）銷(xiāo)毀工作流程

1.申請(qǐng)：人力資源中心人事專(zhuān)員接受掌握員工具體信息，對(duì)發(fā)生上述情況的員工檔案，提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)；

2.銷(xiāo)毀檔案篩選：?jiǎn)T工辭職、自動(dòng)離職、開(kāi)除及解除勞動(dòng)合同后，超過(guò)一年時(shí)，管理檔案的人事專(zhuān)員應(yīng)于每年12月份對(duì)全體員工檔案進(jìn)行清理，對(duì)符合銷(xiāo)毀條件的進(jìn)行篩選。

3.審核審批：篩選后的員工花名冊(cè)報(bào)由集團(tuán)人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

4.銷(xiāo)毀：人力資源中心人事專(zhuān)員根據(jù)審批后的花名冊(cè)負(fù)責(zé)退檔銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀檔案要保留目錄。

第六章 檔案借閱應(yīng)用

第十二條 檔案借閱規(guī)定

（一）員工檔案原則上不允許帶出人力資源中心，如因工作需要帶出必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（二）員工檔案在借閱期間禁止涂改、裁剪、撕毀等，確保檔案安全、完整。

（三）借閱檔案必須嚴(yán)格按照集團(tuán)檔案借閱手續(xù)辦理，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追查。

（四）因工作需要復(fù)制檔案的，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后方可復(fù)制。

第十三條 檔案借閱流程

（一）借閱申請(qǐng)：由檔案借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人或借閱人填寫(xiě)申請(qǐng)表。

（二）審批：借閱本部門(mén)或本系統(tǒng)員工檔案需經(jīng)人力資源中

心人事專(zhuān)員審核，人力資源中心主任審批；借閱其他部門(mén)員工檔案需要人力資源中心中主任審核，人力副總裁審批；因工作需要需復(fù)制檔案資料的，需經(jīng)人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

（三）借取：人力資源中心人事專(zhuān)員審核借閱申請(qǐng)表借閱期限和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字無(wú)誤后進(jìn)行檔案借閱手續(xù)辦理。

（四）歸還：檔案借閱人（部門(mén)）嚴(yán)格按申請(qǐng)表借閱期限歸還。

（五）催要：在借閱期限到期前一個(gè)工作日，人事專(zhuān)員電話進(jìn)行提醒，到期當(dāng)日催還。

（六）存檔：人事專(zhuān)員接到歸還檔案時(shí)要嚴(yán)格檢查有無(wú)缺損、涂改，保證檔案完整的前提下歸檔。

（七）延期：因工作需要不能按期歸還的，檔案借閱人（部門(mén)）需在到期前一個(gè)工作日內(nèi)重新填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表。

（八）備案：所有檔案借閱人事專(zhuān)員必須在檔案借閱記錄上備案。

第七章 附則

第十四條 本辦法管理

（一）本辦法由人力資源中心歸口管理，解釋權(quán)歸人力資源中心。

（二）以往相關(guān)文件自行廢止，現(xiàn)行其他文件與本辦法發(fā)生沖突的以本文件為準(zhǔn)。

附件1：《員工異動(dòng)匯總表》

附件2：《月度員工基礎(chǔ)信息匯總表》

附件3：《員工檔案借閱記錄表》

附件4：《歸檔退檔人員清單》

附件5：《員工檔案借閱審批表》

員工檔案管理辦法規(guī)定 員工檔案制度篇三

員工檔案管理辦法

目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長(zhǎng)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。2 范圍

公司針對(duì)所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。3解釋

人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而建立起來(lái)的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。4 權(quán)責(zé)

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專(zhuān)員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級(jí)部部長(zhǎng)（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。5 工作內(nèi)容 5.1人事檔案 5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。

5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。5.2 人事管理檔案 5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過(guò)，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。5.2.1.2 人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類(lèi)目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

5.2.1.3 對(duì)營(yíng)銷(xiāo)人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件；對(duì)外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱(chēng)證原件；對(duì)營(yíng)銷(xiāo)人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專(zhuān)員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫(xiě)員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類(lèi)目錄順序排列，各類(lèi)資料以形成時(shí)間為序，分類(lèi)裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類(lèi)存放、嚴(yán)格保管。5.2.2

人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類(lèi)外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類(lèi)外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類(lèi)。

5.2.2.4人力資源部人事管理專(zhuān)員在對(duì)收集上來(lái)的各項(xiàng)人事資料審核無(wú)誤后，應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫(xiě)《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3

人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理 5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案： a.了解所屬員工基本情況； b.員工晉升、降職； c.員工獎(jiǎng)懲； d.員工調(diào)動(dòng)。

5.3.2查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù) 5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長(zhǎng)簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持所屬一級(jí)部部長(zhǎng)簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長(zhǎng)至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。

c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。

d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對(duì)，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長(zhǎng)核準(zhǔn)方可進(jìn)行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對(duì)當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。5.4

離職人員檔案的處理 5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專(zhuān)員需將離職人員離職資料歸檔，按分類(lèi)目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)所屬一級(jí)部部長(zhǎng)或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長(zhǎng)為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門(mén)、借用證件名稱(chēng)、借出日期、歸還日期等資料，備查。5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。5.6.3每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開(kāi)公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門(mén)出具的書(shū)面報(bào)告中標(biāo)稱(chēng)的離開(kāi)公司時(shí)間為依據(jù)開(kāi)始計(jì)算。5.6.5 每年三月份，對(duì)上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.7 本辦法自頒布之日起開(kāi)始執(zhí)行。6.相關(guān)表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》 6.2 《人事管理檔案分類(lèi)目錄》 6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》 6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

員工檔案管理辦法規(guī)定 員工檔案制度篇四

公司員工檔案管理辦法

為了統(tǒng)一人事檔案信息管理，及時(shí)把握員工隊(duì)伍的動(dòng)態(tài)，在各部門(mén)單位制定原有檔案管理辦法的基礎(chǔ)上，公司采取統(tǒng)一的員工檔案管理流程。相關(guān)內(nèi)容如下：

1、由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定公司統(tǒng)一格式的員工檔案表（員工信息登記表和員工入職登記表），并將檔案表格式以電子稿的形式傳發(fā)至各部門(mén)單位。

2、各部門(mén)單位及時(shí)協(xié)助公司行政部門(mén)對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行詳細(xì)的檔案信息登記。登記完畢后，由相關(guān)工作人員將已登記的檔案信息表以電子稿的形式傳至公司行政部門(mén)備案。

3、針對(duì)新進(jìn)員工，各部門(mén)單位應(yīng)在招聘錄用結(jié)束之后，及時(shí)按照統(tǒng)一格式填寫(xiě)、登記新員工的檔案信息，并在第一時(shí)間內(nèi)由本部門(mén)單位相關(guān)工作人員以電子稿形式傳至公司行政部門(mén)，以便公司統(tǒng)一管理。

4、對(duì)于離職員工，各部門(mén)單位應(yīng)在員工離職后第一時(shí)間將離職員工信息傳至公司行政部門(mén)，方便公司及時(shí)修改員工檔案。

5、員工工作出現(xiàn)公司內(nèi)部調(diào)整變動(dòng)時(shí)，由所涉部門(mén)單位及時(shí)填寫(xiě)相應(yīng)的工作調(diào)動(dòng)單，并以電子稿的形式傳至公司行政部門(mén)，以便公司及時(shí)調(diào)整員工檔案。

以上內(nèi)容如有未盡之處，望各部門(mén)單位予以協(xié)助。

簽發(fā)人：

龍輦企業(yè)行政辦公室2010.05.31

員工檔案管理辦法規(guī)定 員工檔案制度篇五

員工檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理，規(guī)范員工勞資關(guān)系，為員工的培訓(xùn)、調(diào)配、考核、選拔和任用等提供客觀的依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指員工檔案是指員工加入公司后，由公司為其建立的工作檔案（包括員工的業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況的文件材料）。員工從公司離職后，員工檔案中的有關(guān)材料要裝入其原始人事檔案中隨轉(zhuǎn)。

第三條 員工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。

第二章 檔案內(nèi)容

第四條 員工入職履歷材料（編號(hào)：hr-pf-01）

收集整理順序?yàn)槁毼簧暾?qǐng)登記表；身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、資格證書(shū)復(fù)印件；報(bào)到證；解除/終止勞動(dòng)合同證明；員工面試測(cè)評(píng)表；員工素質(zhì)測(cè)評(píng)表；員工背景調(diào)查表；體檢合格證明等。

第五條 員工在職異動(dòng)材料（編號(hào)：hr-pf-02）

收集整理順序?yàn)閯趧?dòng)合同；員工登記表；人事通知書(shū)；轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表；職務(wù)任免決定；員工工資變動(dòng)表；辭職報(bào)告；離職面談?dòng)涗浀取?/p>

第六條 員工考核鑒定材料（編號(hào)：hr-pf-04）

按考核時(shí)間順序收集整理考核材料，包括員工轉(zhuǎn)正考核表；月份、季度、績(jī)效考評(píng)表；因需要進(jìn)行的不定期考察中形成的考察材料等。

第七條 員工獎(jiǎng)懲材料（編號(hào)：hr-pf-03）

收集整理順序?yàn)楠?jiǎng)懲審批表；獎(jiǎng)懲決定；事跡報(bào)告；個(gè)人檢查等文字材料。第八條 員工培訓(xùn)材料（編號(hào)：hr-pf-05）

收集整理順序?yàn)樾聠T工職前培訓(xùn)表；三級(jí)安全教育卡；員工培訓(xùn)記錄表；外派培訓(xùn)審批表；培訓(xùn)協(xié)議書(shū)；培訓(xùn)后取得的有關(guān)成績(jī)和評(píng)定及證書(shū)復(fù)印件等。

第九條 職業(yè)生涯規(guī)劃材料（編號(hào)：hr-pf-06）

收集整理核心人才進(jìn)行的職業(yè)生涯規(guī)劃材料，包括職業(yè)生涯規(guī)劃手冊(cè)等。第十條 其他可供企業(yè)參考的材料（編號(hào)：hr-pf-07）

其它對(duì)企業(yè)發(fā)展、員工狀態(tài)把握有價(jià)值的、有必要保存的材料。

第三章 檔案的整理、保管與銷(xiāo)毀

第十一條 公司管理部門(mén)對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

第十二條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的完整、真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備，有承辦單位或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。

第十三條 歸檔的材料，凡規(guī)定應(yīng)由單位蓋章的，須有單位蓋章；規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料（如處分決定或意見(jiàn)、考評(píng)反饋等），應(yīng)有本人簽字。特殊情況下，本人見(jiàn)面后未簽字的，需要注明。

第十四條 員工檔案材料的載體一律使用a4規(guī)格的辦公用紙（21×29.7cm），材料四周應(yīng)留出頁(yè)邊距。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。除個(gè)人需保存的證件采用復(fù)印件存檔外，不得用復(fù)印件代替原件存檔。

第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊，對(duì)規(guī)定的違反人要視情節(jié)及產(chǎn)生的后果進(jìn)行嚴(yán)肅處理。違犯法律的，要依法追究其刑事責(zé)任。

第十六條 員工從本單位離職后，應(yīng)將其檔案材料封存并至少保管三年。

第十七條 員工檔案的保管要做好防火、防潮、防蛀、防盜等工作。

第十八條 按規(guī)定需要銷(xiāo)毀的檔案材料，必須保留目錄并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第四章 檔案管理

第十九條 集團(tuán)管理中心及各公司行政人事部門(mén)是員工檔案管理部門(mén)，具體負(fù)責(zé)員工檔案材料的收集、鑒別、歸檔、維護(hù)及提供查閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

第二十條 各公司下屬部門(mén)要配合本公司行政人事部門(mén)收集員工檔案材料，行政人事部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)歸檔，核心人才的有關(guān)檔案材料須交集團(tuán)公司管理中心存檔。

第二十一條 員工檔案只對(duì)行政人事部門(mén)工作人員、主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理公開(kāi)。因工作需要查閱員工檔案者，必須經(jīng)本單位總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)并嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取或撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者將按產(chǎn)生的后果追究當(dāng)事人一切責(zé)任。

第二十二條 檔案除特殊情況外一般不借出查閱；如必須借出查閱時(shí)，查閱人要提出書(shū)面申請(qǐng)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，并不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

第五章 監(jiān)督檢查

第二十三條 各公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查，支持行政人事部門(mén)檔案管理人員的工作，保證收集歸檔工作的順利進(jìn)行。

第二十四條 為維護(hù)員工檔案的真實(shí)性，各公司對(duì)送交的歸檔材料，應(yīng)嚴(yán)格審查，防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入員工檔案。對(duì)偽造檔案材料、涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以清除，并根據(jù)情節(jié)輕重，追究當(dāng)事人一切責(zé)任。

第二十五條 員工檔案管理人員，應(yīng)忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、掌握政策、認(rèn)真鑒別、3

嚴(yán)格把關(guān)、保守機(jī)密、積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好員工檔案材料的收集歸檔和保管工作。

第六章 附 則

第二十六條 本辦法由集團(tuán)管理中心制定和修訂并負(fù)責(zé)解釋。第二十七條 本辦法自發(fā)布之日起施行。