每個人都曾試圖在平淡的學習、工作和生活中寫一篇文章。寫作是培養人的觀察、聯想、想象、思維和記憶的重要手段。那么我們該如何寫一篇較為完美的范文呢？下面是小編為大家收集的優秀范文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇一

-郵件措辭盡量客氣禮貌，避免強硬的要求，比如：you have to / must / need to，多用請求類語句could you please…/ may i have…/ i’d love to…

-發郵件的時間注意選擇工作日的工作時間，如果有時差設置定時發送

-使用專業的郵箱地址，比如給prof發郵件盡量使用學校edu郵箱

-收到回信記得禮貌回復，不管是否還有其他問題或后續輸出，都請及時回復并表示感謝

-心態：不要怕寫錯/語言不地道/用詞不準確，只要能清晰表達自己的意思讓對方理解即可。同時，郵件往來的過程也是學習書寫的過程，所以不用擔心，時間長了就熟悉啦

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇二

1、e-mail一般使用非正式的文體，因此正文(body)前的稱呼(salutation)通常無須使用諸如dear mr. john之類的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。yes：tommy，或者mr. smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如：

jimmy,

i received your memo and will discuss it with eric on wednesday.

best,

david

3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯. 頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: howard e. wyatt, dr. howard e. hyatt

4、多過一個男人,用messrs,就是misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.

yes: messrs. smith, wyatt, and fury 。女人呢? yes：用mesdames, mmes., or mses. 同樣不要跟名字. 例子: mses. farb, lionel, and gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: dr. and mrs. harold wright ;mr. harold wright and dr. margaret wright ;mr. and mrs. harvey adams-quinn 。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,干脆用ms.算了. ms. sarah gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:

ken green, president /ken green /vice president of international operations

no：ken green /vice president of unicom china

yes： ken green /vice president, unicom china

7、老外的名字有時有jr. 或 sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:

yes：michael j. smith, jr. /michael j. smith sr.

8、用人家的名字總好過人家的`頭銜稱呼. 如果沒有名字,或者是很正規信的信件,可以考慮這些：

dear committee member:

dear meeting planner:

dear colleagues: to all sales reps:

to whom it may concern:

dear sir or madam:

dear madam or sir:

dear purchasing agent:

如果是全公司：

yes： gentlemen or ladies: ladies or gentlemen:

9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看:

yes：dear mr. jones: (非常正規) dear joan:

dear jim, jim, (非正規)

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇三

dear sir or madam,

it is a pleasure to know of your continued interest in our products. the samples you have requested are now available and will be sent free of charge. we have sent the package via fedex,with airway bill number 8180-xxxx-xxxx.

we hope you find these samples your would like to reiterate that we accept customization of products to suit your requirements.

plesse do not hesitate to contact us for any further look forward to doing business with you.

with best withes,

hillary

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇四

dear tom,

thanks for your letter which finally caught up with me in london. i suppose youre keen to hear how the trip has been so far. so heres a short description of whats happened.

well, you remember we left sydney on monday and arrived in london 24 hours later. after such a long and e_hausting flight the first thing we did was to have a good, long sleep. and after that?a good meal to make up for all that horrible airline stuff!

the first real day of our holiday was spent just walking around london to get a feel of the place. after that, however, we were more particular and planned each day carefully.

first, we looked at all the historical sights, such as the tower of london, the houses of parliament, the british museum and the national gallery. then we visited some other famous places, such as kew gardens and hampstead heath. finally, we took a one-day trip to o_ford, which is really the most marvelous town. you should make sure to go there when you visit england.

after we had seen a lot of london, we flew to paris. a t first, we didnt like the place-i suppose because it was so different from london. later, though, we began to really love it and started to appreciate its differentness.

the final stage of our trip is a visit to rome, after which we will be staying in singapore for two days before returning to australia.

hope everyone is well. see you soon.

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇五

send your reply by messenger.

reply immediately.

favor us with your reply as early as possible.

write to us by tonights mail, without fail.

we remind you that we are still awaiting your early reply.

we request the favor of your early reply?

prompt reply would help us greatly.

prompt reply will greatly oblige us.

prompt reply would be greatly appreciated.

prompt attention to this matter would be greatly esteemed.

look forward to receiving your early reply.

thank you now for this anticipated courtesy.

the matter is urgent, an early reply will oblige.

reply on receiving your reply by return of post.

hope to receive your favor at an early date.

hope to be favored with a reply with the least delay.

await good news with patience.

hope to receive a favorable reply per return mail.

await the pleasure of receiving a favorable reply at an early date.

await the favor of your early (prompt) reply.

prompt reply would greatly oblige us.

trust you will favor us with an early (prompt) reply.

trust that you will reply us immediately.

should be obliged by your early (prompt) reply.

you please reply without delay what your wishes are in this matter?

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇六

1.此電子郵件包含來自xxx的信息，而且是機密的或者專用的信息。這些信息是供所有以上列出的個人或者團體使用的。如果您不是此郵件的預期收件人，請勿閱讀、復制、轉發或存儲此郵件。如果已誤收此郵件，請通知發件人。

this e-mail may contain confidential and/or privileged information from

xxx and is intended solely for the attention and use of the person(s) named above. if you are not the intended recipient (or have received this e-mail in error), please notify the sender immediately and destroy this e-mail. any unauthorized copying, disclosure or distribution of the material in this email is strictly forbidden.

2.本公司不擔保本電子郵件中信息的準確性、適當性或完整性，并且對此產生的任何錯誤或疏忽不承擔任何責任。

the content provided in this e-mail can not be guaranteed and assured to be accurate, appropriate for all, and complete by xxx , and xxx can not be held responsible for any error or negligence derived therefrom.

the internet communications through this e-mail can not be guaranteed or assured to be error or virus-free, and the sender do not accept liability for any errors, omissions or damages arising therefrom.

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇七

如何英文郵件申請留學、出國、度假、匯款、信用許可證等

dear mr. miller,

i am writing to you for a big plan!

i am the supervisor of research and development department. in order to improve my professional skill and offer better service for our company, i think i need to learn more about current international cutting-edge technology. i hereby advance an application for further study abroad.

i will ensure to study hard and come back to contribute more for our companys prosperous future! your decision may affect our tomorrow. please consider carefully.

…… …… 余下全文

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇八

a、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞,例子:

1、 very formal非常正規的(例如給政府官員的)

respectfully yours, yours respectfully,

2、 formal正規的(例如客戶公司之間啦)

very truly yours, yours very truly, yours truly,

3、 less formal不太正規的(例如客戶)

sincerely yours, yours sincerely, sincerely, cordially yours, yours cordially, cordially,

4、informal非正規的(例如朋友,同事之類)

regards, warm regards, with kindest regards, with my best regards, my best, give my best to mary, fondly, thanks, see you next week!

有時在we, i, and you之間選擇是很煩的事-- 如果是公司代表聯絡生意之類,可以用: we will reimburse you for these legal expenses. sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果單純說你自己,可以用: i found the brochure very informative. 有時可以一起用啦...: we are pleased to offer you the position of sales director, and i am looking forward to our tuesday morning meeting.

那么i和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了. 多用you有時會有隔閡的感覺.

you will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. your prompt response will be appreciated. (好像欠你一樣)

i am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. i hope you’ll agree to serve. (這就友善多了)

your book was well written and comprehensive. (不用你來判斷我呀~~)

i thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客氣一點,人家受落)

總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.

b、信尾客套話(complimentary close)通常也很簡明。常常只須一個詞，如：thanks，best，cheers，不需要用一般信函中的sincerely yours或best regards。

c、簽名：不要把mr., ms., mrs., dr.之類一起簽,人家會笑你的... 簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,簽bill也可以,給陌生人就最好用gates或者bill gates啦.

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇九

【簡單問候，以示禮貌】

對于發件人來說，開場白的使用避免郵件過分直接和尷尬😅，對于收件人也能夠感受到來信的友好和禮貌。

-話術總結

【通用問候】good morning / good afternoon / good evening

【通用問候2】how’re you / how is everything going / how things are going for you

【自己主動發郵件】hope you’re doing well / hope you’re well / hope you continue to be well / hope you and your family are all well

【對方來信后】thank you for reaching out / thank you for contacting me about / thank you for your email / thanks for your note

【對方回復后】thank you for your reply / thanks for your reply / thanks for your quick & prompt response / thank you for getting back to me

【見面后/會議后/交流后】it was a (great) pleasure to meet you last friday & this morning & yesterday / as promised / as we discussed last week & yesterday / as i mentioned earlier & before

【二次發送（首發郵件未收到回復）】i hope this email finds you well

【自己回復晚了】sincere apologies for the delay here / sorry for my late reply / i apologize for not replying you earlier

【收到/了解/發送不好的消息】i’m sorry to hear that…/ i’m sorry to let you know…/ unfortunately / it’s with great sadness that i write to inform you that…

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇十

dear tom,

im just writing to let you know that were all well, and i hope you are, too. unfortunately, ive got some rather bad news for you: im afraid i made a bit of a mess of johns car. anyway, heres what happened.

we were on our way to carols after a long party, and i suppose it must have been about eleven o’clock. well, the last few miles back home were really dark and deserted. i now realize i was probably going a bit too fast for a country lane because, although the road was fairly straight, i drove up onto the curb and went into a tree.

of course, john was absolutely furious and started shouting at me and cursing. after we d argued for a few moments, we decided to look at the damage, and he calmed down a bit. well, we found we could move the car, but the wing was caught on the wheel, so we couldnt drive it. i tried to pull the wing clear, but i didnt succeed.

anyway, john went off to phone for a breakdown lorry, but while he was away, i had another go at the wing and this time succeeded in pulling it right off. i threw it onto the back seat, and by that time john got back and we were ready to go?so we didnt need the breakdown lorry at all. john has more or less forgiven me now, but he was very angry with me for a few days. i suppose i was a bit careless.

well, thats all for now. next time i write i hope ill have better news for you.

yours sincerely,

linda chen

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇十一

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短

短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的。

2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因

為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。

也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6．可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但

應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7．回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要rere一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出

前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

【關于稱呼與問候】

1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的

，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的

“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名

也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dearxxx”，顯得很熟絡。

【關于格式，稱呼是第一行頂格寫】

2．email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼

換行空兩格寫。

結尾常見的寫個bestregards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊

長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“

此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對

方也能平靜的看待

【正文】

正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須

通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要

功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰

還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明

。

email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，

然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的

語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2.注意email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰

當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別

人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段

落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么

“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文email，最好把拼寫檢查功能打

開;如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提

示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合

圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

businessemail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調

出一定的輕松氣氛的場合，比如現在－:)

【附件】

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2mb），應分割成幾個小文件分別發送，

【語言的選擇和漢字編碼】

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍

人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流

，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對

方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收

件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用verdana或arial字型，字號用五號或10號字

即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又

傷眼睛。

【結尾簽名】

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從

發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳

真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面

，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號

。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽

名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般

應選擇比正文字體小一些。

【回復技巧】

1.及時回復email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的

尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定

時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在

處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，

哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單

的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資

源。

3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等

字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時

應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越re越高，這將導致

郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出

有用信息。

5．要區分reply和replyall（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓

對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不

要當著所有人的面，不停的re來re去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向

上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以

下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

【正確使用發送，抄送，密送】

要區分to和cc還有bcc（區分收件人、抄送人、秘送人）

1．to的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2．而cc的人則只是需要知道這回事，cc的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果cc的人

有建議，當然可以回email。

3．而bcc是秘送，即收信人是不知道你發給了bcc的人了的。這個可能用在非常規場合。

4．to，cc中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低

或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!

5．只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密

信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將re了幾十層

的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。

不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇十二

【注意身份，恰當選擇】

寫郵件之前確認好收信方的稱呼，尤其是給教授/導師/助教/hr/mentor/boss發郵件時，注意書寫正確，如果名字都沒寫對會給對方留下非常不好的初印象。

-話術總結

hi + first name / prof. & dr. & mr. & ms. & mrs. + last name / everyone / all / there / students / community / candidates / admission officer

hello + 同上

dear + 同上

hey + 同上：注意，hey用于非常熟的人，一般較少使用

good morning / afternoon + 同上

to + 同上

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇十三

關于主題

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1. 一定不要空白標題，這是最失禮的。

2. 標題要簡短，不宜過長，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標題。

3. 最好寫上來自___公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了而累贅。

4. 標題要能真實映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”。

5. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理。

6. 可適當用使用寫字母或特殊字符(如“_、!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7. 回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要re re一串。

8. 最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關于稱呼與問候

1. 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼家、all。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“_經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“_先生”、“小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自已的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dear ___”，顯得很熟絡。

關于格式，稱呼是第一行項格寫。

2. email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個best regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

正文

1. email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自已的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒突腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐憎。

2. 注意email的論述語氣

根據收件人與自已的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論比須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓。

3. email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不過長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很感。

5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自已態度的體現。如果是英文email，最好把拼寫檢查功能打開，如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自已仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6. 合理提示重要信息

不要動不動就用寫字母、粗體斜體、顏色字體、加字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8. 不要動不動使用：)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻，business email不是你的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合。

附件

1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5. 如果附件是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用

6. 如果附件過(不宜超過2mb)，應分割成幾個小文件分別發送

語言的選擇和漢字編碼

1. 只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4. 選擇便于閱讀的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用verdana或arial字型，字號用五號或10號字即可。

這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。 結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1. 簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2. 不要只用一個簽名檔

對內，對私，對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。對于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇十四

第一封外貿推銷郵件在外貿業務中可能就如我們和陌生人交往時彼此之間留下的第一印象。有些人就能夠給別人留下好印象，有些人給別人留下不好印象。這印象好與壞，其實我們每個人只要真正注意，也能夠做到完滿的結局。

那么，我們第一次和陌生人的買家郵件交往中怎樣能給買家帶來好的印象呢？我想，我們要做好這個最重要的準備工作：對自己的產品要百分百熟悉，特別是自己要推銷的某種新產品，對其必須要做全方位的深入了解。我們不妨問這些問題：這次我們要給買家介紹的是何種產品及推銷該產品的哪個賣點？我們的賣點會不會是很多同行都在推銷的？我們的賣點是不是現在這個客人需要的？或會不會是客人未來需要的？然后再來電函寫作。在知道這些問題答案后，我們下面來研究寫第一封英文函電時要注意哪些細節，哪些是比較適用的，有效的方法。

那么，我們第一次和陌生人的買家郵件交往中怎樣能給買家帶來好的印象呢？我想，我們要做好這個最重要的準備工作：對自己的產品要百分百熟悉，特別是自己要推銷的某種新產品，對其必須要做全方位的深入了解。我們不妨問這些問題：這次我們要給買家介紹的是何種產品及推銷該產品的哪個賣點？我們的賣點會不會是很多同行都在推銷的？我們的賣點是不是現在這個客人需要的？或會不會是客人未來需要的？然后再來電函寫作。在知道這些問題答案后，我們下面來研究寫第一封英文函電時要注意哪些細節，哪些是比較適用的，有效的方法。

其次我們必須簡單扼要，一目了然。推銷的文字不要多，不要太長。記住：越簡單越好。簡單最美。但是不要因為簡單而忘記自己產品的賣點。通常我們是這樣來寫的：

第二段：簡單扼要的告訴客人我們是該產品的專業生產商或供應商，我們有上乘質量及具有競爭力的價格。現特別推薦我們的新產品，暢銷的一品種來給客人。最多不要超過兩句話。

第三段：詳細地描述所推薦產品，越全面越好。通常是對產品品名，性能，材料，fob/cif價格，產品規格，包裝規格，技術參數，付款方式，生產時間，樣品提供情況等每一環節要做詳細介紹，但也不能太累贅。

而往往我們很多人問題就是太多的文字來說明我們自己的公司背景，其實這是很大的敗筆。因為，買家每天收到很多推銷郵件，很少有時間來研究你的公司背景。買家常常將繁瑣的文字做垃圾郵件來處理，可能不看我們辛苦寫的長長推銷郵件。買家何時才會研究我們公司的背景呢？可能是在想和我們真正發生業務合同時，才會用時間研究我們公司的背景資料。一旦，買家研究我們公司的背景，可能那是一個好的訊息：買家可能要向我們購買產品了。然而，到這種地步不可能是第一封郵件能做到的，也不是第一封郵件要去做的。

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇十五

15 huaihai street

shanghai， china

feb 6th， __

peter brown

22， blachpool road(可以省略)

sydney 2140australiadear peter，

iam very glad to hear from

____________________________________________________

____________________________________________________

i must stop writing now， as i have a lot of work to do.

best wishes to you!

sncerely yours， wang _iaolan

英文郵件簽名 英文郵件自動回復篇十六

這樣會使客戶覺得你比較尊重他，在發更多信息之前有問過他的想法。

第一封外貿推銷郵件在外貿業務中可能就如我們和陌生人交往時彼此之間留下的第一印象。有些人就能夠給別人留下好印象，有些人給別人留下不好印象。

這印象好與壞，其實我們每個人只要真正注意，也能夠做到完滿的結局。那么，我們第一次和陌生人的買家郵件交往中怎樣能給買家帶來好的印象呢？我想，我們要做好這個最重要的準備工作：對自己的產品要百分百熟悉，特別是自己要推銷的某種新產品，對其必須要做全方位的深入了解。

我們不妨問這些問題：這次我們要給買家介紹的是何種產品及推銷該產品的哪個賣點？我們的賣點會不會是很多同行都在推銷的？我們的賣點是不是現在這個客人需要的？或會不會是客人未來需要的？然后再來電函寫作。在知道這些問題答案后，我們下面來研究寫第一封英文函電時要注意哪些細節，哪些是比較適用的，有效的方法。

寫第一封英文函電，首先我們必須有個好的標題。吸引買家注意的標題，這樣買家才有可能打開看我們的郵件。

仔細研究一下，我想就知道了。很簡單，只要我們copy他們自己習慣的做法就ok。

其次我們必須簡單扼要，一目了然。推銷的文字不要多，不要太長。

記住：越簡單越好。簡單最美。

但是不要因為簡單而忘記自己產品的賣點。通常我們是這樣來寫的：第二段：簡單扼要的訴客人我們是該產品的專業生產商或供應商，我們有上乘質量及具有競爭力的價格。

現特別推薦我們的新產品，暢銷的一品種來給客人。最多不要超過兩句話。

第三段：詳細地描述所推薦產品，越全面越好。通常是對產品品名，性能，材料，fob/cif價格，產品規格，包裝規格，技術參數，付款方式，生產時間，樣品提供情況等每一環節要做詳細介紹，但也不能太累贅。

而往往我們很多人問題就是太多的文字來說明我們自己的公司背景，其實這是很大的敗筆。因為，買家每天收到很多推銷郵件，很少有時間來研究你的公司背景。

買家常常將繁瑣的文字做垃圾郵件來處理，可能不看我們辛苦寫的長長推銷郵件。買家何時才會研究我們公司的背景呢？可能是在想和我們真正發生業務合同時，才會用時間研究我們公司的背景資料。

一旦，買家研究我們公司的背景，可能那是一個好的訊息：買家可能要向我們購買產品了。然而，到這種地步不可能是第一封郵件能做到的，也不是第一封郵件要去做的。