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外貿(mào)跟單員的操作流程篇一

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業(yè)務(wù)跟單員是一個(gè)不能馬虎的職業(yè)，他們的工作流程是有相應(yīng)規(guī)定的。下面就是小編給大家整理的業(yè)務(wù)跟單員工作流程，希望大家喜歡。

外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出xxx易。我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出xxx易有二種形式，一種通過(guò)外貿(mào)公司出口，另一種是自營(yíng)出口。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一、接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書(shū)面合同。

1.下單方式：客戶下單的方式有：通過(guò)電話，fax, email或書(shū)面合同等方式。

2.接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3.接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：

(1) 合同：(contract)合同有銷貨合同(sales contract)和購(gòu)貨合同(purchase contract)。前者由賣方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。

(2)確認(rèn)書(shū);(confirmation)它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書(shū)(sales confirmation)和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)(purchase confirmation)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。

還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4.接單的程序：接單的程序可分為詢盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。

(1) 詢盤(pán)：(inquiry)又叫詢價(jià)。

(2)發(fā)盤(pán)：(offer)又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢盤(pán)后作出的。

(3)還盤(pán)：(counter-offer)又叫還價(jià)。

(4)接受(acceptance)買(mǎi)方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二.審單：即審核合同

1.審單內(nèi)容：

確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2.審單方法：

(1)產(chǎn)品名稱，規(guī)格：

審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)?

有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。

(2)質(zhì)量：

也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買(mǎi)賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

(3) 數(shù)量：

應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。

約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含xxx釋不一。有的`認(rèn)為是2.5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。

(4)單價(jià)，總額的審查：

1.客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)?總額有沒(méi)有加錯(cuò)? 新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。

2.通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)

(5)價(jià)格條款的審查：

出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：

fob 船上交貨價(jià)(指裝運(yùn)港的價(jià)格條件)

c&f (freight or carriage paid to…..)運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨

cif 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)(指目的港)價(jià)格

1、全面準(zhǔn)備并了解訂單資料(客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)意見(jiàn)或更正資料、特殊情況可攜帶客樣)，確認(rèn)所掌握的所有資料之間制作工藝細(xì)節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對(duì)指示不明確的事項(xiàng)詳細(xì)反映給技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時(shí)確認(rèn)。

2、務(wù)必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料文字化并明確、一致!

3、事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)狀況并對(duì)工廠的優(yōu)/劣勢(shì)進(jìn)行充分評(píng)估，做到知根知底業(yè)務(wù)跟單員工作流程及工作內(nèi)容業(yè)務(wù)跟單員工作流程及工作內(nèi)容。

4、跟單員言行、態(tài)度均代表本公司,因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過(guò)程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴(yán)禁以任何主觀或客觀理由對(duì)客戶(或客戶公司跟單員)有過(guò)激的言行，處理業(yè)務(wù)過(guò)程中不能隨意越權(quán)表態(tài),有問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示公司決定。

5、預(yù)先充分估量工作中問(wèn)題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強(qiáng)工作力度，完善細(xì)化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題為目的，預(yù)先充分防范、工作中重復(fù)發(fā)掘、及時(shí)處理問(wèn)題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)以后的工作方式和細(xì)則進(jìn)一步完善方為根本之道。

1、收到訂單，與下單人聯(lián)系，核對(duì)訂單，發(fā)制作圖紙過(guò)來(lái)，另發(fā)一份給工藝部，算單、算料、做工藝圖，按平面圖制作生產(chǎn)執(zhí)行單，與客戶聯(lián)系確定預(yù)出貨日期業(yè)務(wù)跟單員工作流程及工作內(nèi)容跟單員。

2、按平面圖制作生產(chǎn)執(zhí)行單，更新訂單生產(chǎn)排程表，讓各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)貨期;

3、跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，跟進(jìn)工藝部在下單的3-4天內(nèi)把所有的輔料采購(gòu)單下過(guò)來(lái)，馬上下來(lái)相應(yīng)的供應(yīng)商，在出貨前2天所有外采購(gòu)單都要到位，而且必須與客戶協(xié)調(diào)好出貨時(shí)間;

4、在發(fā)貨前1-2天與客戶商量好發(fā)貨的貨運(yùn)站，確定發(fā)貨期，貨期有變馬上通知各部門(mén)，把發(fā)貨通知單提前1-2天給到包裝部，發(fā)貨當(dāng)天安裝好車，發(fā)貨;

5、發(fā)貨后整理托運(yùn)單與裝箱清單，傳真一份給客戶，復(fù)印1份給自己留底以便查詢，并在單上注明訂單名稱。

6、每個(gè)月底整理好本月的所有客戶意見(jiàn)反饋表，每個(gè)訂單都必須讓客戶回簽此表，托運(yùn)單、裝箱清單。

1、協(xié)助業(yè)務(wù)與客戶之間的日常工作溝通和信息傳遞。

2、制單，跟蹤樣品制作。

3、協(xié)助國(guó)內(nèi)外訂單的處理，訂單確認(rèn)、指令傳達(dá)、跟蹤落實(shí)等。

4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，能獨(dú)立處理工作中的各種問(wèn)題，應(yīng)變能力強(qiáng)，能夠與工廠及客戶保持良好的溝通能力;協(xié)調(diào)工廠與客戶之間事項(xiàng)。

5、跟蹤生產(chǎn)貨期及品質(zhì)監(jiān)控檢驗(yàn)，確保按期按質(zhì)交貨。

6、完成上級(jí)交付的其他工作任務(wù)。

1.大專以上學(xué)歷，英語(yǔ)或者國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易專業(yè)優(yōu)先。

2.英語(yǔ)4級(jí)以上

3.有服裝業(yè)務(wù)跟單經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先

4.工作積極主動(dòng)，認(rèn)真仔細(xì)，有耐心

5.責(zé)任心強(qiáng)，

6.有團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)

1、主要負(fù)責(zé)客戶訂單的跟蹤，與客戶及工廠協(xié)調(diào)，

2、正確翻譯國(guó)外客戶工藝單；開(kāi)發(fā)成衣樣品，跟進(jìn)打樣進(jìn)度，將客人意見(jiàn)翻譯給工廠生產(chǎn)人員；

3、掌控大貨及推銷樣交期，解決大貨生產(chǎn)中的問(wèn)題，并安排qc按照客人要求檢驗(yàn)面輔料大貨；

4、安排面輔料采購(gòu)及成衣的大貨生產(chǎn)，跟蹤進(jìn)度并掌控交期，解決大貨生產(chǎn)中的問(wèn)題并安排qc按照客人要求檢驗(yàn)成衣大貨；

5、安排銷售樣國(guó)際件，成品貨物訂艙報(bào)關(guān)及清關(guān)等事宜；

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